Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Соглашение о хранении документов

Была в советское время такая поговорка: без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек! Они являются основанием для учета хозяйственных и иных операций, расчета и начисления налогов, а иногда… для возбуждения уголовного преследования. Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Дорогие читатели!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Внеофисное хранение документов — относительно новое явление на российском рынке. Как и аутсорсинг бухгалтерских или ИТ-услуг, оно понятно содержательно, но в отличие от них более аморфно, а для кого-то еще и малопредсказуемо. На архивном рынке, который пока находится на этапе развития, отсутствуют единые стандарты оказания услуг и условий договора. Так, средняя стоимость хранения 1 короба в месяц колеблется в пределах от 0 до руб.

Это как минимум дезориентирует и заставляет задуматься над скрытой математикой договора. Как правило, в этом случае ему обещают цены, на порядок ниже среднерыночных. Чтобы выгоды звучали еще убедительней, вдобавок к низкой стоимости он получает в подарок льготное хранение в течение двух лет, бесплатные архивные короба, доставку, размещение в хранилище, регистрацию, сканирование и т. Загнанный в рамки бюджета клиент идет туда, где ему предложили наиболее заманчивую цену.

Выйти из игры по договору будет стоить миллионы рублей дороже, чем платить за услуги независимо от их качества и условий оказания. Разумеется, что ряд базовых выгод, заявленных sales-менеджером в ходе переговоров, никуда от вас не денутся. Высвобождение площадей от документов действительно позволит улучшить общую эстетику и функциональность офиса. Опытный агент сможет дать объективное обоснование экономической выгоды передачи корпоративного архива на внеофисное хранение.

И экономия реальна! Меньше рутины с документами и больше времени на выполнение профильных задач — еще одно очевидное преимущество. Да, современные хранилища, новейшее оборудование, профессиональные архивисты и круглосуточная охрана решают многое, но не все. Время от времени документы потребуют вашего внимания.

Идеально если в штате будет сотрудник, ответственный за взаимодействие с архивной компанией. В последнем квартале года в среднем мы получали порядка 12 обращений в месяц. Обычно поводом для таких звонков были следующие изъяны в оказании аутсорсинговых услуг:. Регулярная потеря документов архивной компанией. При этом договором на оказание услуг ответственность исполнителя за пропажу не предусмотрена. С последствиями имеет дело только заказчик. И, как правило, потеря документов выливается в штрафные санкции со стороны госорганов.

В случае с банковским сектором речь идет об очень серьезных последствиях. Повышение стоимости обслуживания. Но это полбеды. Увеличение цен может происходить в одностороннем порядке. Иногда в пределах рыночных цен, иногда — далеко за их границами. Так, например, за год цена на условный архивный сервис с 10 руб.

Непрозрачное ценообразование и дополнительные платежи. Это то, что обычно прилагается к так называемым бесплатным услугам и бонусам. Заказчик узнает о них только после подписания архивного договора. Медленный сервис. В числе жалоб на некоторые архивные компании — крайне низкая скорость предоставления документов по запросу клиента. С момента поступления запроса до его доставки в офис может пройти не один день. При этом договор составлен так, что повлиять на аутсорсинговую компанию не представляется возможным.

Неактуальная опись. Когда ответственность за ведение актуальной описи возлагается на клиента, возрастает вероятность не найти искомый документ. Особенно это актуально для договоров, где единицей учета является архивный короб. Если через несколько лет с начала хранения по запросу налоговой службы происходит крупная выемка, а необходимых документов нет на месте, это грозит штрафом, но только для клиента.

Формально архивная компания выполнила условия договора, предоставив заказчику n-ное количество коробов. Все бесплатности имеют под собой простое денежное обоснование.

Сервисы по демпинговым ценам и подарки оптом на целые комплексы архивных работ в конечном итоге оплачивает клиент. Сегодня это весьма распространенная практика компенсации убытков. Для того чтобы выжать из заказчика по максимуму, в договоре обычно расставляют несколько ловушек. Во-первых, договор заключается на длительный срок, например, на 5 лет.

Во-вторых, вводятся штрафы за расторжение договора в одностороннем порядке. В данном случае следует обратить внимание на стоимость безвозвратного изъятия документов, которое в среднем обходится от 80 до руб. Получается, что если банк сдал на хранение архивных коробов, то штраф при выходе из договора минимум составит тыс.

При условии что за единицу учета был взят архивный короб. Некоторые архивные компании обязывают заказчика платить за безвозвратное изъятие документов и в случае их уничтожения или снятия с учета. В-третьих, ограничение свободы накладывается через компенсацию убытков упущенной выгоды. Если такой пункт предусмотрен условиями договора, то заказчик должен выплатить сумму, равную стоимости сервисов за неиспользованный период.

Так, если в рамках 5-летнего контракта заказчик решил разорвать отношения после первого года обслуживания, то на выходе ему придется заплатить от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей. Ни один здравомыслящий юрист не даст добро на договор такого содержания. Однако сотрудникам юридического отдела с другой стороны удается настолько ловко замаскировать свои выгоды, что не каждый специалист может вовремя их распознать и обезвредить.

Существует практика, когда нежелательные условия закрадываются в текст договора после всех согласований: в финальную версию вносят односторонне выгодные поправки. Проще всего защитить интересы своей компании готовым шаблоном договора в составе тендерной документации.

К ней необходимо приложить гарантийное письмо, в котором указано, что исполнитель обязуется подписать шаблон договора. Отказ от подписания будет равнозначен поражению в конкурсе. Голубая мечта любой архивной компании — заполучить контракт на выполнение всех услуг хранение, обработка, сканирование и т.

Сочетание аутсорсинга с рамочным проектом повышает шансы избежать драконовских санкций. В этом случае разные виды услуг оказываются в рамках разных договоров: например, хранение по одному, сканирование — по другому. Еще одна альтернатива полному аутсорсингу — архивный консалтинг. Если требования закона или корпоративные стандарты накладывают ограничения на работу с документами соблюдение конфиденциального режима , то единственное решение — взять знания на стороне и сделать все самостоятельно.

Те, кто уже подписал договор со сторонней архивной компанией, может диверсифицировать риски путем заключения соглашений с другими исполнителями.

Наращивать объемы сотрудничества будет целесообразно с тем поставщиком услуг, который в наибольшей степени соответствует вашим ожиданиям. И независимо от схемы архивного аутсорсинга, важно помнить простую истину: качественное обслуживание не может быть бесплатным. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль?

Ваше имя. Закрыть Подписаться. Внеофисное хранение документов: свободный договор или денежная кабала? Архивные компании предлагают разный набор аутсорсинговых услуг и условий сотрудничества.

Другие выкладывают на стол толстые отчеты и большие калькуляторы, на которых загораются желанные нули финансовой выгоды. То, что происходит после подписания архивного договора, зависит не только от того, с чем вы сознательно согласились, но и чем по незнанию пренебрегли. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:.

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Новости В Перми появятся архивные услуги нового формата.

Нормативные акты Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива Статьи Порядок хранения документов: комплексный подход НААР — это наша профессиональная энциклопедия Хранение конфиденциальных документов Методики хранения документов Услуги хранения документов.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www.

С этим документом просматривают: Договор на хранение валютных средств на депозитных счетах в уполномоченном коммерческом банке. Договор хранения Договор хранения документов. Договор хранения документов. Полная версия данного документа так же, как и других документа , присутствует в платной оффлайн версии базы данных договоров. Её стоимость рублей.

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой , то вам необходимо оценить документ вверху страницы. Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке. И добавьте Договор-Юрист. Сайт Договор-Юрист.

По настоящему договору Хранитель обязуется хранить вещь, переданную ему Поклажедателем, и возвратить эту вещь в сохранности. Поклажедатель передает на хранение по настоящему договору следующую вещь: При передаче Вещи Поклажедателем на хранение Хранителю Стороны подписывают акт приема - передачи Вещи на хранение. Если изменение условий хранения необходимо для устранения опасности утраты, недостачи или повреждения Вещи, Хранитель вправе изменить способ, место и иные условия хранения, не дожидаясь ответа Поклажедателя. Хранитель не вправе без согласия Поклажедателя передавать Вещь на хранение третьему лицу. Настоящий договор является безвозмездным. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

При составлении номенклатуры дел на следующий год могу ли я изменять индексы документов, ведь тогда они будут отличаться от индексов документов, которые были присвоены им в номенклатуре на год? Номенклатура дел организации ежегодно уточняется. Из этого следует, что располагая заголовки дел в определенной последовательности, не исключено, что дела будут получать индексы, отличные от тех, которые были присвоены им в номенклатуре дел в предыдущем году. Это не запрещено нормативными документами.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

С юридической точки зрения, безвозвратным является окончательное изъятие документов, если в заказе на изъятие есть соответствующее указание. Если документы были изъяты из хранилища без отметки о безвозвратности, изъятие считается временным. С технологической стороны, такое изъятие сводится к выгрузке документов и работе с данными поставщик услуг удаляет информацию в системе учета.

Если компания передает контрагенту имущество на временное содержание, передачу оформляют договором хранения. Что нужно знать об особенностях такого договора. Сторонами сделки являются поклажедатель и хранитель. После того как хранитель возьмет имущество, он несет ответственность за его состояние и сохранность, а также обязуется вернуть вещи в срок, который указали в договоре хранения ст.

Предмет договора. Обязанности сторон. Исполнитель обязан:. Принять на хранение дела по личному составу в количестве …. Обеспечить условия их хранения и использования документов в течение 50 лет. Уничтожить дела по личному составу по истечении срока хранения.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Организацией заключается договор хранения документов. К договору в качестве приложения мы планируем оформить реестр документов, которые .

Внеофисное хранение документов — относительно новое явление на российском рынке. Как и аутсорсинг бухгалтерских или ИТ-услуг, оно понятно содержательно, но в отличие от них более аморфно, а для кого-то еще и малопредсказуемо. На архивном рынке, который пока находится на этапе развития, отсутствуют единые стандарты оказания услуг и условий договора. Так, средняя стоимость хранения 1 короба в месяц колеблется в пределах от 0 до руб. Это как минимум дезориентирует и заставляет задуматься над скрытой математикой договора.

Please correct e-mail address. Please correct phone number. Please enter letter, number or punctuation symbols.

Предоставление услуг по хранению документов юридических лиц на профессиональной основе появилось в России в самом конце х годов. Первые инвестиции в Россию в этой области были сделаны английскими и американскими аутсорсинговыми компаниями, специализирующимися на оказании услуг по внеофисному хранению документов в качестве профессиональной деятельности. В настоящее время именно эти компании занимают лидирующее положение на российском рынке профессионального хранения документов. В связи с этим договорные конструкции, используемые при оказании услуг по хранению документов и иных сопутствующих услуг, испытали влияние англо-американского права.

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается.

Ответственное хранение документов. Как правило, такие действия носят внезапный характер и осуществляются без предупреждения с целью изъятия контролируемыми органами документов проверяемого субъекта хозяйственной деятельности. Оказать правовую помощь уже после того, как документы были изъяты, достаточно сложно, так как помощь сводится к обжалованию решений и действий правоохранительных органов в судебном порядке и носит продолжительный и недешевый характер. Адвокат предлагает правовой механизм, который позволит избежать неправомерного изъятия документов и информации у субъекта хозяйствования.

Срок депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации может быть изменен по взаимному согласию договаривающихся Сторон. Изменение сроков депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации оформляется в виде дополнения к настоящему Договору. Стороны принимают участие в подготовке документальных публикаций, выставок и других общественно значимых мероприятий, проводимых другой стороной. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и является бессрочным. Договор может быть изменен по согласованию сторон. За нарушение принятых по настоящему Договору обязательств стороны несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если компания передает контрагенту имущество на временное содержание, передачу оформляют договором хранения. Что нужно знать об особенностях такого договора. Сторонами сделки являются поклажедатель и хранитель.

Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Интернет-журнал, посвященный бытовым правовым вопросам. Мы ставим перед собой простую цель: бесплатно, достоверно и простым языком ответить на большинство правовых вопросов, возникающих в повседневной жизни.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
© 2018 Юридическая консультация.