Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область
В течении какого срока нужно забрать готовую справку о несудимости > Нотариат > Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению в ряде случаев внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Скачать таблицу изменений по налогам в году. Скачать таблицу изменений в трудовом законодательстве с года. Сегодня для вас открыт бесплатный доступ к журналу "Главбух". Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого документы.

После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние п. Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание.

Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации. Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу.

В локальном акте закрепите состав документов архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений пример положения вы можете скачать здесь. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с документом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.

Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев. После подготовьте план-график приема дел в архив и согласуйте его со всеми структурными подразделениями.

План-график утверждает руководитель компании в свободной форме образец ниже. Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание ст.

Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России п. В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись п. Разберем, как работать с документами по личному составу. Что входит в документы по личному составу.

Документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем, называют документами по личному составу ст. Это приказы о приеме, увольнении, отпусках и др.

Личные карточки работников, личные дела сотрудников, подлинники личных документов например, трудовые книжки , журналы учета документов по личному составу также включают в документы по личному составу. Если согласно перечню документ надо хранить 75 лет, то учитывайте, когда его издали. Документы, которые оформили до года, храните 75 лет, после года — 50 лет ст. Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в году готовьте его для архива.

Вы должны оформить его и описать п. Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения.

В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 75 лет. В одном деле эти приказы находиться не могут. В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления.

Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело. В нем личные карточки формируйте как документы в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству.

Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий. Архивация личных дел уволенных сотрудников. Новые сроки хранения документов в организации в году. Правила эффективного электронного документооборота. Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте документы в специальные шкафы с замками.

Куда передавать документы. Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство. Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы. После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.

Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие документы храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы п. Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства.

Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении. Если компания прекратила с работником трудовые отношения в году, дело передавайте в архив в году. Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения.

Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ.

Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом. Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Если в компании нет архива. Назначьте приказом ответственного за архив сотрудника и включите обязанность вести архив в его должностную инструкцию. Если архивом никто долго не занимался и некому поручить эту работу, пригласите по гражданскому договору внешнего специалиста, чтобы он сделал ревизию документов и оформил описи дел.

Всегда будьте аккуратны и внимательны с документами. Даже если нет ответственных за архив, сразу ведите дела по правилам архива. Кадровые документы храните в вашем отделе. Не располагайте документы на полу в кабинетах, коридорах, на окнах. Для документов по личному составу закажите металлические шкафы на запираемых замках. Ежегодно освобождайте место для новых документов.

Для этого уничтожайте то, что уже вышло за пределы сроков хранения. На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться.

В статье вы найдете подсказки, с чего начинать работу над архивом, и образцы документов. Читайте также: Архивация личных дел уволенных сотрудников Новые сроки хранения документов в организации в году Правила эффективного электронного документооборота.

Дорогой коллега, сегодня годовая подписка за 14 р.! Узнать больше На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 Простите, что прерываем ваше чтение. Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.

Это займет всего полторы минуты. У меня есть пароль.

Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал. Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке. Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников?

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке?

Предоставляем бесплатную правовую поддержку населению России. В этом нам помогают лучшие юристы и адвокаты со всей страны. Есл в архив организация не сдала на сотрудника все документы личную карточку и договор, но приказ сдала , то как это м Из моей практики, вам нужно все равно обратиться в архив лично или через суд , чтобы получить официально документ , в котором прописано,что организация не сдавала документы личную карточку и договор в архив по вашему делу. То, что приказ На работе сказали, что они хранят договора и личные карточки у себя и никуда не сдают. В архив не сдали , но Из архива возьмите справку, что документы на хранение не сданы. В пенсионном, пусть подскажут другой период. За разные периоды-разные коэффициенты. У меня та же проблема, практически весь стаж

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать.

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

Акция месяца 8 88 Расскажем, сколько времени хранить кадровые документы, каким способом обеспечить их надежную сохранность. В статье — таблица с точными сроками хранения документов.

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует?

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел. Сводная . Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы.

Скачать таблицу изменений по налогам в году. Скачать таблицу изменений в трудовом законодательстве с года. Сегодня для вас открыт бесплатный доступ к журналу "Главбух". Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого документы.

Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив?

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября г.

Утратило силу постановлением Правительства РК от Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования. Ведомственный или частный архив организации далее - архив организации создается для приема от структурных подразделений организации, хранения, обеспечения сохранности, учета, использования документов на традиционных и электронных носителях информации и подготовки документов, отнесенных в установленном порядке к составу Национального архивного фонда, к передаче на постоянное хранение. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документов, создаются следующие разновидности архивов: управленческой документации; аудиовизуальной документации; научно-технической документации. Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями далее - электронные документы.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Комментариев: 5
  1. Пульхерия

    Ваша фраза великолепна

  2. zielicol

    Любите вы написать такое что потом дискусия на тысячу страниц, хорошо подмечаете восстребованные темы

  3. worthrispay

    Надеюь из за качества уловлю смысл!

  4. Автоном

    Я удалил это сообщение

  5. Фотий

    Верный ответ

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Интернет-журнал, посвященный бытовым правовым вопросам. Мы ставим перед собой простую цель: бесплатно, достоверно и простым языком ответить на большинство правовых вопросов, возникающих в повседневной жизни.
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
© 2018 Юридическая консультация.